		2020. 2. 26. 제정
제1장 총 칙 제1조 목 적 제2조 적용범위 제3조 용어의 정의 제2장 문서의 작성 및 처리 제1절 통 칙 제4조 문서의 종류 제5조 문서의 성립 및 효력발생 제6조 문서의 규격 등 제7조 문서의 수정 제2절 문서의 구성 제8조 문서작성의 원칙 제9조 문서의 구성 제10조 문서번호 제11조 발신명의 제12조 직인날인 또는 서명 제3절 기안 및 시행 제13조 문서의 기안 제14조 일괄기안 등 제15조 대장에 의한 처리 제16조 협조 제4절 문서의 접수 및 처리 제17조 문서의 접수 및 처리 제18조 문서의 배부 및 처리 제19조 문서의 반송 및 재배부 제5절 결 재 제20조 결재 제21조 면표시 및 간인 제22조 전결, 대결, 사후보고 제23조 공개여부의 결정 제6절 시행문의 작성 및 발신 제24조 시행문의 작성 제25조 문서의 발신	제3장 서식관리 제26조 서식의 지질 등 제27조 서식의 제정 및 개폐 제28조 서식의 승인 제29조 서식집의 활용 제4장 관 인 제30조 관인의 종류 및 비치 제31조 규격 및 내용 제32조 관인관리부서 제33조 교부 및 등록 제34조 전자이미지관인의 등록 및 관리 제35조 재교부 및 폐기 제36조 효력발생 제37조 전자계약 체결용 전자이미지관인 관리 제38조 전자이미지관인 및 전자이미지서명의 인증 제39조 날인방법 제5장 보 칙 제40조 외국어로 된 문서 제41조 문서에 관한 기타 표시인 제42조 전자문서의 보안 부 칙

4010  행정사무관리규정

4010 행정사무관리규정

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4010 행정사무관리규정

제1장   총    칙

제1조(목적) 이 규정은 공사의 행정사무 관리에 관한 사항을 규정함으로써 행정업무의 간소화·표준화·과학화 및 정보화를 도모하여 행정의 효율을 높이는 것을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) ①공사의 행정사무에 관한 기준은 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

②이 규정에 명시되지 아니한 사항은 정부의 “행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 및 동 시행규칙”을 준용한다.

③문서의 등록·분류·편철·이관·보존·평가·폐기·활용에 관한 사항은 『공공기록물 관리에 관한 법률』, 같은 법 시행령·시행규칙 및 공사 「기록관 운영 및 기록물관리 규정」에서 정한 바에 따른다.

④비밀문서의 사무에 관하여는 이 규정의 적용을 받는 외에 보안업무예규에 따라 처리한다.

제3조(용어의 정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. “문서”라 함은 공사의 내부 또는 부서 상호 간이나 대외적으로 업무상 작성 또는 시행되는 문서(도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름, 슬라이드 및 전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다) 및 공사가 접수한 모든 문서를 말하며, “기록물”이라 표현될 수 있다.

2. “기안문”이라 함은 업무처리를 위해 문안을 작성하여 소정의 결재를 받은 문서로서 처리부서에 보관하는 원본문서를 말한다.

3. “시행문”이라 함은 기안문에 따라 수신처로 발송하기 위해 작성된 문서를 말한다.

4. “문서부서”라 함은 공사 내의 문서를 분류·배부·수발업무지원 및 보존하는 등 문서에 관한 업무를 주관하는 부서를 말한다.

5. “처리부서”라 함은 소관 업무와 관련하여 문서의 작성·분류·보관·발송·이관 등 문서사무를 처리하는 부서를 말한다.

6. “결재권자□라 함은 사장 또는 사장으로부터 결재권을 위임받은 자를 말한다.

7. “서명”이라 함은 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 문서(전자문서를 제외한다)상에 자필로 자기의 성명을 쓰거나 본인임을 알아볼 수 있도록 한글로 표시하는 것을 말한다.

8. “정보통신망”이라 함은 전기통신설비를 활용하거나 전기통신설비와 컴퓨터 및 컴퓨터의 이용기술을 활용하여 정보를 수집·가공·저장·검색·송신 또는 수신하는 정보통신체제를 말한다.

9. “전자문서”라 함은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성되거나 송·수신 또는 저장된 문서를 말한다.

10. “전자이미지서명”이라 함은 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적인 이미지 형태로 된 자기의 성명을 표시하는 것을 말한다.

11. “전자문자서명”이라 함은 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적 결합으로 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 표시하는 것을 말한다.

12. “전자이미지관인”이라 함은 관인의 인영을 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 직인을 말한다.

13. “전자문서시스템”이라 함은 문서의 기안·검토·협조·결재·등록·시행·분류·편철·보관·이관·접수·배부·공람·검색 등 문서 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다.

14. “시스템관리자”라 함은 전자결재 및 전자문서시스템의 운영을 관리하는 전산운영부서의 장을 말한다.

제2장  문서의 작성 및 처리

제1절  통  칙

제4조(문서의 종류) 문서는 다음 각호와 같이 규정문서, 지시문서, 공고문서, 비치문서, 민원문서 및 일반문서로 나눈다.

1. 규정문서 : 정관, 내부규정 및 지침 등에 관한 문서를 말한다.

2. 지시문서 : 지시, 명령서 등 공사가 사업소 또는 소속직원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서를 말한다.

3. 공고문서 : 공고, 광고 등 일정한 사항을 일반 및 직원에게 알리기 위한 문서를 말한다.

4. 비치문서 : 비치대장·비치카드 등 일정한 사항을 기록하여 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 문서를 말한다.

5. 민원문서 : 민원인이 공사에 대하여 청원·신청·정보공개·질의 기타 처분 등 특정한 행위를 요구하는 문서 및 그에 대한 처리문서를 말한다.

6. 일반문서 : 제1호 내지 제5호 이외의 모든 문서를 말한다.

제5조(문서의 성립 및 효력발생) ①문서는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 당해 문서에 대한 결재(전자이미지 서명 또는 전자서명에 의한 결재를 포함한다. 이하 같다)가 있음으로써 성립한다.

②문서는 수신자에게 도달(전자문서의 경우는 수신자가 관리하거나 지정한 전자적 시스템 등에 입력되는 것을 말한다)됨으로써 그 효력을 발생한다.

③공고문서의 경우에는 다른 법령 및 공고문서에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 그 고시 또는 공고가 있은 후 5일이 경과한 날로부터 효력이 발생한다.

④민원문서가 전산망을 통하여 접수 처리된 경우에는 당해 민원사항을 규정한 절차에 따라 접수 처리된 것으로 본다.

제6조(문서의 규격 등) ①문서의 작성에 쓰이는 용지의 규격은 가로 210mm, 세로 297mm로 색깔은 흰색으로 함을 원칙으로 한다.

②문서는 용지의 위로부터 20mm, 왼쪽으로부터 15mm, 오른쪽 및 아래로부터 각각 15mm의 여백을 두어야 한다. 다만, 도표의 작성이나 수정 또는 주의 환기 등 특별한 표시가 필요한 때에는 다른 색깔로 할 수 있다.

제7조(문서의 수정) ①종이문서의 일부분을 삭제 또는 수정할 때에는 삭제 또는 수정한 글자 중앙에 두 선을 그어 원안의 글자를 알 수 있도록 하고 삭제 또는 수정한 자가 그 곳에 날인하여야 하며, 문서의 중요한 내용을 삭제 또는 수정한 때에는 문서의 여백에 삭제 또는 수정한 자수를 표시하고 날인하여야 한다.

②전자문서의 일부분을 삭제 또는 수정할 때에는 회수·반려하거나, 검토자·결재자 등이 결재 진행 중에 직접 수정 처리 후 시행하되, 수정한 내용의 이력이 명시되어야 한다.

③결재처리가 완료된 전자문서는 내용상 오류 등의 문제로 삭제, 폐기할 수 없으며, 이 경우 처리부서에서는 기존 결재완료 문서의 번호와 오류 내용을 반드시 기입하여 재기안 처리하여야 한다.

제2절  문서의 구성

제8조(문서작성의 원칙) ①문서는 어문규범에 맞게 한글로 작성하되, 정확한 뜻을 전달하기 위해 필요한 경우에는 괄호 안에 한자나 그 밖의 외국어를 함께 적을 수 있으며, 특별한 사유가 없는 한 가로로 작성한다.

②문서의 내용은 간결하고 명확하게 표현하고 일반화되지 않은 약어와 전문용어 등의 사용을 피하여 이해하기 쉽게 작성하여야 한다.

③문서의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 경우에는 그 항목을 순서(숫자인 경우에는 오름차순, 한글인 경우에는 가나다순)대로 표시하되, 상위 항목부터 하위 항목까지 1., 가., 1), 가), (1), (가), ①, 의 형태로 표시한다. 다만, 필요한 경우에는 □, ○, -, · 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다.

④3항에 따른 항목 구분은 다음과 같다.

1. 첫째항목의 구분은 1., 2., 3., 4. ......................................로 나누어 표시한다.

2. 둘째항목의 구분은 가., 나., 다., 라. ..............................로 나누어 표시한다.

3. 셋째항목의 구분은 1), 2), 3), 4) .................................로 나누어 표시한다.

4. 넷째항목의 구분은 가), 나), 다), 라) .........................로 나누어 표시한다.

5. 다섯째항목의 구분은 (1), (2), (3), (4) ......................로 나누어 표시한다.

6. 여섯째항목의 구분은 (가), (나), (다), (라) ..............로 나누어 표시한다.

7. 일곱째항목의 구분은 ①, ②, ③, ④ ..............................로 나누어 표시한다.

8. 여덟째항목의 구분은 ㉮, ㉯, ㉰, ㉱ ..............................로 나누어 표시한다.

9. 제2호, 제4호, 제6호 및 제8호의 경우에 하, 하), (하), ㉻ 이상 더 계속될 때에는 거. 거). (거). 너. 너). (너) ............로 나누어 표시한다.

④문서 작성시 표시 위치 및 띄우기는 다음과 같다.

1. 첫째 항목기호는 왼쪽 처음부터 띄어쓰기 없이 바로 시작하고, 둘째 항목부터는 상위 항목 위치에서 오른쪽으로 2타씩(한글 1자, 영문·숫자 2자에 해당) 옮겨 시작한다.

2. 항목이 한줄 이상인 경우에는 항목 내용의 첫 글자에 맞추어 정렬한다.

3. 항목기호와 그 항목의 내용 사이에는 1타를 띄운다.

4. 하나의 항목만 있는 경우에는 항목기호를 부여하지 않는다.

⑤문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 없으면 아라비아 숫자를 쓰며, 금액을 표시할 때에는 숫자 다음에 괄호를 하고 다음과 같이 한글로 적어야 한다.

예시) 금123,456원(금일십이만삼천사백오십육원)

⑥문서에 쓰는 날짜는 숫자로 표기하되, 연·월·일의 글자는 생략하고 그 자리에 마침표를 찍어 표시하며, 시·분은 24시각제에 따라 숫자로 표기하되, 시·분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분한다.

⑦문서 작성시 상대방에게 불쾌감을 주거나 상대를 무시하는 듯한 표현, 감정적이고 위압적인 표현을 피하고 적절한 경어를 사용한다.

제9조(문서의 구성) ①기안문 및 시행문은 다음과 같이 두문·본문 및 결문으로 구성한다.

②제1항에 따른 두문은 발신기관명과 수신란으로 구성하되, 다음 각호의 구분에 따라 표시한다. 이 경우 두문의 여백에는 행정기관의 로고·상징·마크·홍보문구 또는 바코드 등을 표시할 수 있다.

1. 수신란에 수신자가 없는 내부결재 문서인 경우에는 “내부결재”로 표시한다.

2. 수신자가 있는 경우에는 수신자명을 표시하고, 그 다음에 이어서 괄호 안에 업무를 처리할 보조기관이나 보좌기관을 표시하되, 보조기관이나 보좌기관이 분명하지 아니한 경우에는 ○○업무담당 등으로 쓸 수 있다. 다만, 수신자가 여럿인 경우에는 두문의 수신란에 “수신자 참조”라고 표시하고 제1항에 따른 결문의 발신 명의 다음 줄에 수신자란을 따로 설치하여 수신자명을 표시할 수 있다.

③제1항에 따른 본문은 제목, 내용 및 붙임(문서에 다른 서식 등이 첨부되는 경우에만 해당한다)으로 구성한다.

④문서에 다른 서식 등이 첨부되는 경우에는 본문의 내용이 끝나는 줄 다음에 “붙임” 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 적되, 첨부물이 두 가지 이상인 경우에는 제8조 제3항에 따라 항목을 구분하여 표시하여야 한다.

⑤본문의 마지막에는 다음과 같이 “끝” 표시 등을 한다.

1. 본문의 내용(본문에 붙임이 있는 경우에는 붙임을 말한다)의 마지막 글자에서 한 글자 띄우고 “끝” 표시를 한다. 다만, 본문의 내용이나 붙임에 적은 사항이 오른쪽 한계선에 닿은 경우에는 다음 줄의 왼쪽 한계선에서 한 글자 띄우고 “끝” 표시를 한다.

2. 제1호에도 불구하고, 본문의 내용이 표 형식으로 끝나는 경우에는 표의 마지막 칸까지 작성되면 표 아래 왼쪽 한계선에서 한 글자를 띄운 후 “끝” 표시를 하고, 표의 중간까지만 작성된 경우에는 “끝” 표시를 하지 않고 마지막으로 작성된 칸의 다음 칸에 “이하 빈칸”으로 표시한다.

⑥결문은 다음 각 호의 사항으로 구성한다.

1. 발신 명의

2. 기안자·검토자·협조자·결재권자의 직위나 직급 및 서명(전자이미지서명 과 전자문서서명을 포함한다. 이하 같다)

3. 『공공기록물 관리에 관한 법률』시행령 제20조에 따른 생산등록번호 및 접수등록번호, 시행일 및 접수일

4. 행정기관의 우편번호·주소·홈페이지 주소·전화번호·팩스번호·담당자(기안자 또는 발의자)의 전자우편주소·공개 구분

제10조(문서번호) ①문서번호는 전자문서시스템의 기록물등록대장에서 생성되는 연도별 일련번호를 사용하는 것을 원칙으로 하며, 다음 각호에 의한다.

1. 문서 생산등록번호는 단위 부서명을 앞에 쓰고 일련번호로 구성한다.

2. 모든 문서의 생산등록번호는 전자문서시스템의 기록물등록대장에서 부여받아 관리되어야 한다.

제11조(발신명의) ①문서의 발신명의는 사장으로 하되, 감사실에서 발신하는 문서의 경우 업무에 따라 발신명의를 감사로 할 수 있다.

②제1항에도 불구하고 공사 내 보조기관 상호간에 발신하는 문서는 해당 보조기관장의 명의로 하며, 공사 대내부서 상호간에 발신하는 문서는 당해 부서장의 명의로 한다.

②내부결재문서는 발신명의를 표시하지 아니한다.

제12조(직인날인 또는 서명) ①사장의 명의로 발신하는 문서의 발신 명의에는 직인(전자이미지관인을 포함한다. 이하 같다)을 찍는다. 이 경우 사장이 직인의 날인을 갈음하여 서명(전자문자서명과 행정전자서명은 제외한다)을 할 수도 있다.

②일일명령 등 단순 업무처리에 관한 지시문서, 단순한 자료요구, 업무연락, 통보 등을 위한 경미한 문서에는 직인의 날인을 생략할 수 있으며, 이 경우에는 별표 1에 의한 “직인생략”의 표시를 시행기관명 위에 표시하여야 한다.

③제1항에 의거 직인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하거나 알리는 문서에는 직인의 날인을 갈음하여 직인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다. 다만, 실제 규격대로 인쇄하기 어려운 경우에는 직인의 실제 규격보다 축소하여 인쇄할 수 있다.

제3절  기안 및 시행

제13조(문서의 기안) ①문서의 기안은 별지 제1호 서식 “기안문”에 의하여 전자문서로 하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성질상 전자문서롤 기안하기 곤란하거나 그 밖의 특별한 사정이 있으면 그러하지 아니하다.

②제1항에도 불구하고 관계 서식이 따로 있는 경우에는 그 내용을 관계 서식에 기입하는 방법으로 할 수 있다.

③기안문에는 발의자(기안하도록 지시하거나 스스로 기안한 사람을 말한다)와 보고자를 알 수 있도록 표시하여야 한다. 다만, 다음 각 호의 문서에는 발의자와 보고자의 표시를 생략할 수 있다.

1. 검토나 결정이 필요하지 아니한 문서

2. 각종 증명 발급 등 그 밖의 단순 사실을 기록한 문서

3. 일상적·반복적인 업무로서 경미한 사항에 관한 문서

④제3항과 관련하여 기안문에 첨부되는 계산서·통계표·도표 등 작성상의 책임을 밝힐 필요가 있다고 인정되는 첨부물에는 작성자를 표시하여야 한다.

제14조(일괄기안 등) ①기안하려는 여러 문서의 내용이 서로 관련성이 있는 경우에는 제1안, 제2안 등으로 구분하여 일괄 기안할 수 있다. 이 경우 특별한 사유가 없으면 각각 다른 생산등록번호를 사용하여 같은 날짜로 시행하여야 한다.

②발신할 것을 전제로 하는 문서가 제1안 내부결재의 내용과 동일한 경우에는 내부결재 문서를 별도로 작성할 필요 없이 생략할 수 있다.

③수신한 종이문서를 수정하여 기안하는 경우에는 수신한 문서와 색깔이 다른 글자로 수정하는 방법으로 할 수 있다.

제15조(대장에 의한 처리) ①증명서 교부 기타 관례적인 사무에 관한 문서는 따로 기안하는 것을 생략하고 그 내용을 관계 대장에 기입하여 처리할 수 있다.

②제1항에 따라 증명서 등에 직인을 요하는 경우에는 별지 제2호 서식 “직인시행 요청서”를 작성하여 요청 부서장의 결재를 득한 후 직인관리부서에서 발급받아 교부하여야 한다. 다만, 기안문의 붙임으로써 해당 문서의 결재가 완료된 경우에는 생략할 수 있다.

제16조(협조) ①기안문서의 내용이 다른 부서의 업무와 관련이 있을 때에는 기안용지의 협조란에 협조를 얻어야 한다.

②기안한 자는 기안문의 기안자란에 이름을 쓰고 서명하며 제1항에 의해 협조한 자는 해당란에 직위를 쓰고 서명하되, 다른 의견을 표시하는 때에는 직위나 직급 다음에 “의견 있음”이라 표시하고 의견을 표시한 곳에 서명하여야 하며 기안문 또는 별지에 그 의견을 표시할 수 있다. 협조자는 동의할 수 없음을 이유로 서명을 거부하거나 문서의 회송을 지연시켜서는 아니된다.

③검토·협조 및 결재 중인 전자문서를 검토·협조자 및 결재권자가 동시에 볼 수 있으며, 협조가 이루어지지 아니한 사항은 상급결재자의 결정에 따른다.

④협조자가 출장 등의 사유로 검토·협조할 수 없는 부득이한 경우에는 검토·협조를 생략할 수 있으며, 이 경우 검토·협조자의 서명란에 출장 등의 사유를 반드시 적어야 한다.

제4절  문서의 접수 및 처리

제17조(문서의 접수 및 처리) ①문서는 처리부서에서 접수하여야 하며, 접수한 문서에는 접수일시와 전자문서시스템의 기록물등록대장에서 부여받은 접수등록번호를 전자적으로 표시하되, 종이문서인 경우에는 별표 2에 의한 “접수인”을 문서 오른쪽 위 여백에 찍고, 접수일시와 접수등록번호를 적어야 한다.

②제1항에도 불구하고 문서부서에서 문서를 받을 경우에는 직접 접수일시를 전자적으로 표시하거나 적은 후 지체없이 해당 처리부서로 배부하여야 한다. 이 경우 처리부서는 배부받은 문서를 전자문서시스템의 기록물등록대장에 접수하여 등록번호를 부여받아 표시하여야 한다.

③처리부서에서 문서 수·발신 업무를 담당하는 자는 접수한 문서를 처리담당자에게 인계하여야 하고, 다음 각호에 해당하는 문서는 공람할 자의 범위를 정하여 그 문서를 공람하게 할 수 있다. 이 경우 전자문서를 공람하였다는 기록이 전자문서시스템 상에서 자동으로 표시되도록 하여야 한다.

1. 결재권자로부터 처리지침을 받아야 할 필요가 있는 문서

2. 민원문서

3. 기관간 또는 부서간 업무협조에 관한 문서

4. 접수된 문서를 처리하기 위하여 미리 검토할 필요가 있는 문서

5. 그 밖에 공사 직원의 신상, 교육훈련 등과 관련하여 직원이 개별적으로 또는 전체적으로 알아야 할 필요가 있는 문서

④제3항의 규정에 의한 공람을 하는 결재권자는 문서의 처리기한 및 처리방법을 지시할 수 있으며, 필요하다고 인정하는 때에는 그 처리담당자를 따로 지정할 수 있다.

⑤민원문서의 접수 및 처리는 『민원처리에 관한 법률』 및 공사 「민원업무관리지침」에서 정하는 바에 의한다.

⑥정보공개 청구의 접수 및 처리는 『공공기관의 정보공개에 관한 법률』 및 공사 「정보공개지침」에서 정하는 바에 의한다.

제18조(문서의 배부 및 처리) ①문서부서에서 받은 문서가 2이상의 부서에 관련되는 때에는 그 관련성의 정도가 가장 높다고 판단되는 부서로 배부한다. 처리부서에서 직접 접수한 경우에도 또한 같으며, 문서를 접수한 처리부서는 당해 문서를 복사하여 관련 부서에 이송하여야 한다.

②경유문서를 접수한 경우에는 기관장의 명의로 다른 경유기관의 장이나 최종 수신자에게 경유문서를 첨부하여 발신하여야 한다. 이 경우 의견이 있으면 그 의견을 시행문 본문에 표시하거나 첨부하여 보내야 한다.

제19조(문서의 반송 및 재배부) ①접수한 문서에 형식상의 흠이 있는 때에는 그 문서의 생산등록번호, 시행일자, 제목과 반송사유를 명시하여 발신처에 이를 반송할 수 있다.

②문서부서로부터 주관에 속하지 아니하는 문서를 이송받은 부서의 장은 그 뜻을 기재한 후 지체없이 이를 문서부서로 회송하여야 하며, 문서부서는 당해문서를 즉시 결재권자가 지정하는 부서로 재배부하여야 한다.

③접수한 문서가 다른 기관의 소관사항인 경우에는 지체없이 이를 해당 소관기관에 이송하여야 한다.

제5절  결  재

제20조(결재) ①기안한 문서는 결재권자의 서명, 날인 또는 전자서명의 방식으로 결재를 받아야 하며, 결재권자의 서명란에는 서명 날짜를 함께 표시하여야 한다.

②관련되는 일건문서는 그 내용을 요약하여 일괄하여 결재를 받는다.

제21조(면표시 및 간인) ①전후관계를 분명히 할 필요가 있는 문서가 두 장 이상으로 이루어진 때에는 문서의 하부 중앙에 전면수와 그 면의 일련번호를 기입한다.

②붙임은 면의 표시를 따로 하며, 전면수를 생략할 수 있다.

③결재권자는 두 장 이상으로 이루어지는 다음 각호에 해당하는 종이문서를 결재할 때에는 그 합철되는 부분에 별표 3에 의한 “결재인” 또는 직인으로 간인한다.

1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서

3. 허가, 인가 및 등록 등에 관계되는 문서

제22조(전결, 대결, 사후보고) ①사장은 업무내용에 따라 직원으로 하여금 위임전결하게 할 수 있으며, 이 경우에 전결처리된 업무는 사장이 결재한 것과 동일한 효력을 가지며 전결한 사항에 대하여는 이를 전결한 자가 책임을 진다.

<본부장 전결사항의 예시>

팀 원	부 장	실(팀) 장	본 부 장
기안자 서명	부장 서명	실(팀)장 서명	전결
			본부장 서명

②제1항의 위임전결 사항은 공사 「업무위임전결규정」 및 사장이 따로 정하는 바에 의한다.

③결재자가 출장, 휴가, 그 밖의 사유로 결재할 수 없을 때에는 그 직무를 대리하는 사람이 대결하고, 다음의 각호와 같이 내용이 중요한 문서는 결재권자의 사후보고를 받아야 한다. 사후보고의 경우에는 별도의 서명없이 구두보고, 메모보고 등으로 할 수 있다.

1. 법정기한 또는 처리기한이 있는 문서

2. 민원인의 이해관계가 큰 문서

3. 기타 적기에 처리하지 않으면 사손을 가져올 우려가 있는 문서 등

④위임전결 사항이 아닌 사항을 대결하는 경우 대결하는 사람의 서명란에 대결 표시를 하고 서명하되, 서명하지 않는 사람의 결재란은 설치하지 않는다. 전결, 대결의 표시는 별표 4에 의한다.

<사장 결재사항의 사장 부재 시 예시>

팀 원	부 장	실(팀) 장	본 부 장
기안자 서명	부장 서명	실(팀)장 서명	대결
			본부장 서명

⑤위임전결 사항을 대결하는 경우 전결권자의 서명란에는 전결 표시를, 대결하는 사람의 서명란에 대결 표시를 하고 서명하며, 전결 표시를 하지 않거나 서명을 하지 않는 사람의 결재란은 설치하지 않는다.

<본부장 전결사항의 본부장 부재 시 예시>

팀 원	부 장	실(팀) 장			본 부 장
기안자 서명	부장 서명	대결			전결
		실(팀)장 서명

팀 원	부 장	실(팀) 장
기안자 서명	부장 서명	대결
		실(팀)장 서명

제23조(공개여부의 결정) ①결재권자는 공공기관의 정보공개에 관한 법률』 및 공사 「정보공개지침」에 의하여 공개 여부를 결정하여야 한다.

②제1항에도 불구하고 결재권자가 공개 여부를 결정하기 곤란한 경우에는 공사 정보공개 담당관 및 책임관에 문의하여 결정할 수 있다. 다만, 정보공개 담당관 및 책임관이 공개 여부를 결정하기 곤란한 경우에는 공사 정보공개심의회에 회부하여 결정하여야 한다.

제6절  시행문의 작성 및 발신

제24조(시행문의 작성) ①결재를 받은 문서 중 발신을 하여야 할 문서는 시행문으로 작성하여 발신한다.

②시행문의 수신자가 여럿인 경우 그 수신자 전체를 함께 표시하여 시행문을 작성·시행할 수 있다. 다만, 수신자의 개인정보 보호 등을 위하여 필요할 때에는 수신자별로 작성·시행하여야 한다.

제25조(문서의 발신) ①문서는 직접 처리하여야 할 행정기관에 발신한다. 다만, 필요한 경우에는 행정조직상의 계통에 따라 발신한다.

②사업소(광업소, 연구소)에서는 사업소 업무와 관련한 단순 업무연락, 통보, 자료 요구, 조회, 질의에 대한 응답 등에 대하여 상급기관의 장이 승인한 문서는 직접 발신할 수 있다.

③문서는 정보통신망을 이용하여 처리부서에서 발신함을 원칙으로 하며, 최종결재 완료 후 기안자나 처리부서의 수·발신업무를 담당하는 사람이 전자이미지관인을 찍어 발신한다.

④제3항에도 불구하고 업무의 성격 및 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 이를 출력하여 우편․팩스 등의 방법으로 발신할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 인편․ 등기우편, 기타 발신 사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발신하여야 한다. 이 경우에는 문서부서의 지원을 받아 발송할 수 있다.

⑤사장은 문서를 수발함에 있어서 문서의 보안유지와 위조, 변조, 분실, 훼손 및 도난방지를 위한 적절한 조치를 강구하여야 한다.

⑥결재권자는 비밀사항이나 누설되면 국가안전보장, 질서유지, 경제안정, 그 밖의 국가이익을 해칠 우려가 있는 내용의 문서를 결재할 때에는 그 문서 내용의 암호화 등 보안유지가 가능한 발신방법을 지정하여야 한다.

제3장  서 식 관 리

제26조(서식의 지질 등) ①서식을 포함한 용지의 용도별 지질기준은 별표 5와 같다. 다만, 다음의 각호와 같이 부득이한 경우에는 다른 지질의 용지를 사용할 수 있다.

1. 외국기관을 상대로 하는 문서의 서식

2. 유가증권 기타 이에 유사한 각종 증서의 서식

3. 양면을 사용하는 비치부책의 서식

4. 반복기재 또는 수정기재를 요하는 서식

5. 휴대 또는 비치를 요하는 각종 증명서의 서식

6. 기타 특수한 목적을 위하여 사용하는 서식

②서식에는 용지의 규격과 지질을 다음의 예시와 같이 해당 서식의 우측 하단에 표시한다.

(예시) 210㎜×297㎜(백상지80g/㎡)

제27조(서식의 제정 및 개폐) ①장기적으로 반복하여 사용되는 문서로서 정형화할 수 있는 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 서식으로 정하여 사용한다.

②처리부서에서 제1항에 따라 서식을 제정 또는 개폐할 때에는 문서부서의 승인을 얻어야 하며, 2개 이상의 부서에 관계되는 서식은 그 관계 부서 간의 사전협의를 거쳐야 한다.

③서식 제정부서가 서식의 수정을 한 때에는 이를 지체없이 문서부서에 통보하여야 한다. 다만, 내용의 변경을 가져오지 않는 범위 내에서 자구의 수정과 활자의 크기 변경을 하는 경우에는 그러하지 아니한다.

④서식은 특별한 사유가 없으면 그 서식 자체를 기안문과 시행문으로 갈음할 수 있도록 생산등록번호·접수등록번호·수신자·시행일 및 접수일 등의 항목을 넣어야 한다.

⑤규정 및 예규의 제정․개폐 절차에 따라 제정 및 개폐되는 서식은 본 장의 규정에 따라 승인절차를 필한 것으로 본다.

제28조(서식의 승인) 문서부서가 사규의 심사통제 과정 및 제27조 제2항에 의한 승인신청에 의거 서식을 승인한 때에는 별지 제3호 서식 “서식승인대장”에 기재하고 전자문서시스템에 반영하여야 한다.

제29조(서식집의 활용) 제정 또는 개폐가 승인된 서식이나 승인이 의제된 서식은 서식집을 편찬하여 비치, 활용할 수 있다.

제4장  관  인

제30조(관인의 종류 및 비치) ①공사의 관인은 직인 및 특수인으로 구분한다.

②“직인”은 사장, 사업소장 기타 직인이 필요한 부서의 장의 직명을 새긴 인장을 말한다.

③“특수인”은 공사의 특수업무수행 및 특수한 증표 발행 등에 사용하기 위한 인장을 말한다.

④사업소의 직인과 특수인을 두는 부서의 결정은 사장이 정한다.

제31조(규격 및 내용) ①직인의 형태는 정사각형으로 하고 그 크기는 일변의 길이가 임원 2.7cm, 사업소장 2.4cm, 보조부서장 2.1cm로 하며 특수인의 크기는 사용자의 직위에 상응한 직위의 규격을 준용한다.

②관인의 글자는 한글로 하여 가로로 새기되, 국민이 쉽고 간명하게 알아볼 수 있도록 하여야 하며, 그 기관 또는 직위의 명칭에 “인” 또는 “의인”자를 붙인다. 다만, 제30조 제3항에 따라 특수한 업무 처리에 사용하는 관인은 그 업무의 집행 목적에만 사용되는 것임을 그 관인의 인면(관인 중 글자가 새겨져 있는 부분을 말한다)에 표시하여야 한다.

제32조(관인관리부서) 관인관리부서는 사무의 실정에 따라 사소의 장이 정하되 문서부서가 관리하는 것을 원칙으로 한다.

제33조(교부 및 등록) ①관인을 교부받고자 하는 부서 및 사업소장은 별지 제4호 서식 “관인 교부신청서”에 의해 본사의 관인관리부서에 교부신청을 하여야 하며 본사 관인관리부서에서 새겨 이를 교부한다.

②본사 관인관리부서는 별지 제5호 서식 “관인대장”에 그 인영을 등록하여 보존하여야 한다.

제34조(전자이미지관인의 등록 및 관리) ①전자이미지관인을 사용할 경우에는 별지 제6호 서식 “전자이미지관인대장”에 등록(재등록을 포함한다)하고 컴퓨터 파일 및 대장으로 관리하여야 한다.

②시스템관리자는 전자이미지관인을 위조 또는 부정 사용하지 못하도록 컴퓨터 파일을 철저히 관리하여야 하며, 필요한 안전장치를 하여야 한다.

제35조(재교부 및 폐기) ①관인이 분실 또는 마멸되거나 갱신할 필요가 있을 때에는 그 사유를 본사 관인관리부서에 보고 후 재교부를 신청하여야 한다.

②제1항 또는 기타의 사유로 관인을 폐기하고자 할 때에는 본사 관인관리부서에 관인폐기신고를 한 후 이를 소각하거나 기타 적절한 방법으로 인영의 글씨를 알아볼 수 없도록 조치하여야 한다. 다만, 사업소가 폐지되거나 기타 특별한 사유로 그 관인을 보존할 필요가 있을 때에는 본사 관인관리부서에서 인수받아 보존하여야 한다.

③본사 관인관리부서는 관인을 재교부하거나 폐기하는 때에는 인장대장에 그 사실을 기재하고 그 인영을 등록하여 보존하여야 한다.

제36조(효력발생) 관인을 새로 새기거나 개폐할 때에는 관인대장(전자직인등록대장 포함)에 등록을 마침으로 효력을 발생한다. 다만, 효력발생 또는 사용개시일을 따로 지정한 때에는 이에 따른다.

제37조(전자계약 체결용 전자이미지관인 관리) ①『전자정부법』 및 『전자 서명법』에 의거 전자계약 체결시 사용하는 전자이미지관인은 제33조의 규정에 의해 등록 관리한다.

②전자계약을 체결하는 부서 담당자는 전자계약 체결용 전자이미지관인을 나라장터 계약관리 시스템의 계약관리대장에서 관리하도록 한다.

③전자 계약부서의 장은 전자이미지관인의 위조 또는 부정 사용하지 못하도록 철저히 통제하여야 한다.

제38조(전자이미지관인 및 전자이미지서명의 인증) ①외부기관으로 발신하는 전자문서에 사용하는 전자이미지관인은 본사의 관인관리부서에 신청을 하여 승인 후 시스템관리자의 협조를 받아 제34조(전자이미지관인의 등록 및 관리)에 의거하여 등록 관리한다.

②임직원은 전자문서의 처리를 위하여 본인의 서명을 한글로 표기한 이름을 별지 제7호 서식 “사용자계정 및 전자이미지서명 등록․변경신청서”에 작성하여 시스템관리자에게 등록을 의뢰하여야 하며, 시스템관리자는 본인 여부를 확인한 후 전자이미지서명을 등록한다.

제39조(날인방법) 직인은 문서를 발신, 교부 또는 인증하는 기관의 장의 표시 끝자가 가운데 오도록 날인한다. 다만, 증명․민원서류를 발급하는 경우에는 기관의 장의 표시 끝자 오른쪽 여백에 찍을 수 있다.

제5장  보  칙

제40조(외국어로 된 문서) ①외국어로 된 문서를 접수한 때에는 처리부서에서 한글로 된 번역문을 작성․첨부하여 처리하는 것을 원칙으로 한다.

②외국기관 또는 외국인에게 보낼 문서의 기안은 기안용지에 한글로 기입하여 해당 외국어 번역문을 첨부하여 결재를 받음을 원칙으로 한다.

③업무상 필요한 때에는 외국어와 한글을 병용한 서식을 제정하여 사용할 수 있다.

④외국기관에 보내기 위하여 작성하는 문서는 국제서식 또는 관계 외국기관의 서식에 따를 수 있다.

⑤외국기관으로 발신하는 문서는 사장의 명의로 함을 원칙으로 하나 외국기관에 상응하는 부서의 장의 명의로 발신할 수 있다. 이 경우에 문서의 내부적 처리는 제22조 제2항의 규정에 의한다.

제41조(문서에 관한 기타 표시인) 문서와 관련된 표시인으로써 규정, 예규, 사본 및 원본 대조필인은 별표 6에 의한다.

제42조(전자문서의 보안) 시스템관리자는 전산망을 이용하여 전자문서를 유통함에 있어 위조․변조 및 훼손 방지를 위하여 국가정보원이 안전성을 확인한 보안조치를 하여야 한다.

부      칙

제1조(시행일) ①이 규정은 2020년 2월 26일부터 제정 시행한다.

②이 규정 시행과 동시에 1962년 2월 10일 제정한 문서관리규정은 폐지한다.

<별지 제1호 서식> 기안문(제13조 제1항 관련)

(국정지표 슬로건)
		대 한 석 탄 공 사	(이미지)
수신
(경유)
제목

수신자

기안자 직위(직급) 서명			검토자 직위(직급) 서명						결재권자 직위(직급) 서명
협조자
시행	처리부서명-연도별 일련번호(시행일)				접수			처리부서명-연도별 일련번호(접수일)
우	도로명주소					/	홈페이지 주소
전화번호( )		팩스번호( )				/	기안자의 전자우편주소				/	공개 구분

(경영방침 슬로건)

<별지 제2호 서식> 직인시행 요청서(제15조 제2항 관련)

직인시행 요청서
년 월 일
요청부서	담당자	부서장	요청부서명	관리부서	담당자
수신처		용도	내용	비고
< 작성 방법 > 1. 내용란은 세부 내용을 기록하며, 법인통장과 관련된 내용일 경우 금액을 반드시 기재한다. 2. 비고란은 기타 참고사항을 기록한다.

<별지 제3호 서식> 서식 승인대장(제28조 관련)

서  식  승  인  대  장

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

승 인 번 호	서 식 명	근 거 법 규	규 격 (mm)	지질 및 칭량 (g/㎡)	개 정 일 자			폐지 일자
제 정 일 자					1 차	2 차	3 차

<별지 제4호 서식> 관인 교부신청서(제33조 제1항 관련)

관인 교부신청서

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

기     관     명

문 서 번 호

시 행 일 자

제       목    □ 관인교부(재교부) 신청

□ 관인폐기신고

관 인 명
종 류		□ 직 인 □ 특수관인
교부(재교부, 폐기) 사유
폐기 대상 관인 처리	폐 기 예 정 일 (분 실 일)	년 월 일
	폐 기 방 법	□ 소 각 □ 이 관 □ 기 타( )
	폐 기 자	소속 : 직급 : 성명 :
비 고

<별지 제5호 서식> 관인대장(제33조 제2항 관련)

관인대장
관인 명칭
종류	[ ]직인 [ ]특수인			관리부서
[ ]등록 [ ]재등록	(인영)	등록일 (재등록일)	년 월 일
		새긴 날짜	년 월 일
		새긴 사람	주소: 성명 및 상호: 생년월일:
		최초 사용일	년 월 일
		재료
		등록(재등록) 사유
		관보 공고	년 월 일 공고 제 - 호
		비고
폐기	(인영)	등록일 (재등록일)	년 월 일
		폐기일 (분실일)	년 월 일
		폐기 사유	[ ]마멸 [ ]분실 [ ]기타( )
		폐기 방법	[ ]이관 [ ]기타( )
		폐기 또는 분실한 사람	소속: 직급: 성명:
		관보 공고	년 월 일 공고 제 - 호
		비고
< 작성 방법 > 1. 관인을 최초로 등록한 때에는 ［ ］등록란에 ∨표를, 재등록한 때에는 ［ ］재등록란에 ∨표를 한다. 2. 비고란은 관련 문서의 생산등록번호 및 시행일 등 참고사항을 기록한다.

<별지 제6호 서식> 전자이미지관인대장(제34조 제1항 관련)

전자이미지관인대장
관인 명칭
종류	［ ］직인 ［ ］특수관인
［ ］등록 ［ ］재등록	전자이미지관인 인영	등록일(재등록일)	년 월 일
		등록(재등록) 사유
		관리부서
		전자이미지관인 사용 기관(부서) 현황
	전자이미지관인 등록 당시 관인의 인영	사용 기관(부서)	시스템 명칭	통보일	최초 사용일
		비고
폐기	전자이미지관인 인영	폐기일	년 월 일
		폐기 사유
		폐기한 사람	소속: 직급: 성명:
		전자이미지관인 사용 기관(부서)에 대한 조치
		사용 기관(부서)	시스템 명칭	통보일	최종 사용일
< 작성 방법 > 1. 최초로 등록하는 때에는 ［ ］등록란에 ∨표를, 재등록하는 때에는 ［ ］재등록란에 ∨표를 한다. 2. 비고란은 관련 문서의 생산등록번호 및 시행일 등 참고사항을 기록한다. 3. 전자이미지관인을 등록하는 때에는 관인의 인영을 전자이미지관인대장의 해당란에 찍고, 그 찍은 인영을 전자적인 이미지 형태로 입력한 후 그 파일의 이미지를 출력하여 전자이미지관인의 인영을 해당란에 붙여야 한다.

<별지 제7호 서식> 사용자계정 및 전자이미지서명 등록·변경신청서(제38조 제2항 관련)

사용자계정 및 전자이미지서명 등록․변경 신청서

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

①소 속			②전화번호
③성 명		④직 위			⑤직 급
⑥사원번호		⑦사용자 계정			⑧패스워드
⑨전자 이미지 서명	가로 세로 (4㎝ × 3㎝)
행정사무관리규정 제38조의 제2항의 규정에 의하여 전자이미지 서명 등록․변경을 신청합니다. 년 월 일 신청인 (서명 또는 인) 대한석탄공사 사장 귀하

※ 작성방법

1. ① 소속은 팀(과)단위까지 구체적으로 기재한다.

2. ⑨ 전자이미지서명은 검정 싸인펜으로 네모안에 꽉 차도록 진하고 크게 표시한다.

<별표 1> 직인생략(제12조 제2항 관련)

직인생략이나 서명생략 표시

	직인생략						▲						서명생략									▲
							1㎝															1㎝
							▼															▼
	◀		3㎝		▶								◀				3㎝			▶

<별표 2> 접수인(제17조 제1항 관련)

접수인

↑ 1.3 cm ↓	선결	(직위)	(서명)	지시	③		↑ 5.1 cm ↓
↑ 2.2 cm ↓	접수	일자 시간		결재공람	(직위)	(서명)
					(직위)	(서명)
		등록 번호
					(직위)	(서명)
0.8 cm	처리부서
					(직위)	(서명)
0.8 cm	담당자
	← 2.1cm →		← 3cm →		←2.6cm→	←2.1cm→

	※ 처리요령
시행문을 접수한 기관은 문서처리란을 다음과 같이 기재하여 처리한다. ①② 선결 : ①란에 결재권자의 직명을 기재하고 ②란에 서명한다. ③ 지 시 : 결재권자가 선결한 후 지시사항이 있을 경우 이를 기재한다. ④ 처리부서 : 처리부서명을 기재한다. ⑤ 담당자 : 처리부서의 문서처리담당자의 성명을 기재하고 서명한다. ⑥ 결재․공람 : 결재․공람할 자의 직명을 기재하고 오른쪽에 서명한다.

<별표 3> 결재인(제21조 제3항 관련)

결     재

.      .      .

2.5㎝

※기재요령

1. 중앙란에는 결재 년원일을 기입한다.

2. 하단란에는 결재권자(.  .  .  .  등)이 직명을 쓴다.

<별표 4> 전결, 대결 표시(제22조 제4항 관련)

○ ○ ○ ○ 전결 (직 위 표 시)		↑ 1 cm ↓
← 5cm →

○ ○ ○ ○ 대결 (직 위 표 시)		↑ 1 cm ↓
← 5cm →

<별표 5> 용지의 용도별 지질 기준(제26조 제1항 관련)

용지의 용도별 지질 기준
연번	용지의 용도	지질(중량)
1	비치카드ㆍ상장ㆍ통지서(엽서)ㆍ임용장, 휴대 또는 게시하는 각종 증서 등	백상지(150g/㎡)
2	보존기간이 30년 이상인 서식, 보존기간이 10년 이상인 문서ㆍ간행물 등	백상지(120g/㎡) 또는 백상지(80g/㎡)
3	보존기간이 30년 미만인 서식, 보존기간이 10년 미만인 문서ㆍ간행물 등	백상지(80g/㎡)
4	각종 민원 신청서 및 신고서ㆍ통지서	백상지(80g/㎡) 또는 중질지(80g/㎡)

<별표 6> 원본 대조필(제41조 관련)

원 본 대 조 필 (원본과 상위없음)		↑ 1 cm ↓
← 3cm →